Spécialités
La facture avait l’air habituelle – seules les coordonnées bancaires étaient différentes.
La fraude aux factures ne vise pas les entreprises inattentives, mais des processus qui fonctionnent. La facture arrive au moment attendu, par le canal habituel, avec le bon numéro de commande et un montant concordant. Un seul champ a été modifié. On s’en aperçoit généralement seulement lorsque le véritable fournisseur relance des semaines plus tard – et alors le paiement a depuis longtemps été transféré.
Situation
Clarifier le contexte
Preuves
Conserver les documents
Délais
Préciser l’urgence
Démarche
Discuter des prochaines étapes
Mesures immédiates
Les premières heures après un paiement erroné
Dans ce schéma, le temps de réaction compte plus que dans tout autre. Les fonds sur le compte destinataire sont en règle générale redistribués en quelques heures.
Appeler immédiatement la banque et exiger le rappel
Utilisez le téléphone, non le formulaire de contact, et exigez expressément le rappel du virement ainsi que la prise de contact avec la banque destinataire. Demandez une confirmation écrite indiquant la date et l’heure de votre signalement. Les délais déterminants à cet égard peuvent être très courts et doivent être demandés immédiatement.
Suspendre les paiements ultérieurs à ce destinataire
Arrêtez le cycle de paiement en cours et tous les ordres programmés vers les mêmes coordonnées bancaires. Vérifiez en même temps le fichier maître du fournisseur et rétablissez la connexion ancienne vérifiée, afin que le paiement suivant ne prenne pas le même chemin.
Joindre le véritable fournisseur par un canal connu
Appelez un numéro que vous connaissez d’après des documents antérieurs – pas le numéro figurant dans l’e-mail en cause. Clarifiez si une attaque y est connue. Souvent les deux parties sont concernées, et le fournisseur a déjà vu le même schéma chez d’autres clients.
Contrôler les boîtes mail et les accès quant à une compromission
Faites contrôler les connexions, les règles de transfert et les appareils enregistrés dans les boîtes concernées, et réinitialisez les identifiants depuis un environnement sain. Tant que l’accès persiste, votre traitement interne est également lu.
Sécuriser les preuves avant de faire le ménage
Conservez le message original avec en-têtes complets, la pièce jointe initiale et la pièce manipulée, le justificatif de paiement avec numéro de référence, les protocoles d’approbation et l’historique des modifications dans le fichier maître. Ne supprimez aucun message, y compris ceux qui sont manifestement falsifiés.
Déposer une plainte et documenter en interne
Déposez une plainte et consignez en même temps en interne qui a donné quelle approbation et à quel moment. Cette documentation n’est pas dirigée contre les collaborateurs, mais est une condition préalable à la clarification ultérieure vis-à-vis du fournisseur, de l’assureur et, le cas échéant, de la banque.
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Envoyer un message WhatsAppVue d’ensemble
Comment une facture manipulée entre dans le cycle de paiement
Au départ se trouve presque toujours un accès à la communication par e-mail – chez vous ou chez le fournisseur. Les attaquants lisent la correspondance, apprennent les interlocuteurs, les formulations, les cycles de commande et les délais de paiement, et attendent une facture authentique. Celle-ci est interceptée, modifiée dans la pièce jointe et renvoyée avec une adresse d’expéditeur à peine différente. Tout y est authentique, sauf les coordonnées bancaires.
Une variante se passe de facture. Au lieu d’une pièce jointe altérée, la comptabilité reçoit un message courtois indiquant que le fournisseur a changé ses coordonnées bancaires – parfois avec la mention que le compte précédent est bloqué en raison d’un contrôle. La modification est enregistrée dans le fichier maître et s’applique ensuite à tous les paiements suivants, et non à un seul.
Pour l’entreprise concernée, il en résulte deux problèmes distincts. Le premier est la sortie des fonds elle-même et la question de savoir s’ils sont encore accessibles. Le second concerne le rapport avec le fournisseur : un paiement sur un compte étranger ne libère régulièrement pas de l’obligation, de sorte que la créance reste ouverte tandis que le montant versé paraît perdu. Qui porte finalement ce préjudice dépend du déroulement concret et est souvent litigieux.
Reconnaître les signes
Ce qui révèle la manipulation
Les points suivants sont vérifiables en cours d’exploitation et couvrent la grande majorité des cas avant que le paiement ne soit effectué.
- L’IBAN figurant dans la pièce jointe de la facture diffère de celui des factures antérieures du même fournisseur.
- Les coordonnées bancaires se trouvent dans un pays autre que le siège du fournisseur, sans qu’un motif soit indiqué.
- L’adresse d’expéditeur diffère d’un seul caractère – une lettre supplémentaire, une terminaison inversée, un tiret de plus.
- Une réponse dans un fil en cours contient soudain un nouveau cercle de destinataires ou une adresse de réponse modifiée.
- La notification du changement de compte arrive exclusivement par e-mail et presse pour une mise en œuvre rapide avant le prochain cycle de paiement.
- La facture a été régénérée en PDF et s’écarte, par la police, les espacements ou les métadonnées, des factures antérieures.
- Le fournisseur relance une facture que votre système considère comme payée.
Mesures envisageables
Mesures possibles
Outre la récupération, ce schéma pose toujours aussi la question de qui porte le préjudice. Nous traitons les deux niveaux séparément, car ils obéissent à des règles différentes.
Accompagnement de la récupération
Nous rédigeons les demandes à votre propre banque et à la banque destinataire, respectons les délais et documentons le déroulement. Un droit à l’information à l’égard du prestataire de services de paiement concerné peut entrer en ligne de compte si le destinataire doit être identifié.
Clarification de l’effet libératoire vis-à-vis du fournisseur
Si la créance s’est éteinte par le paiement dépend notamment de la sphère à laquelle l’attaque est imputable et de la manière dont le changement de compte a été communiqué. Cette question est régulièrement litigieuse ; un examen peut s’imposer avant qu’un second paiement ne soit effectué ou qu’une mise en demeure ne soit acceptée.
Examen des créances contre les parties impliquées
Selon les faits, des créances contre le fournisseur, contre un prestataire informatique ou contre un établissement impliqué peuvent entrer en ligne de compte si des obligations y ont été violées. Cela suppose une analyse des contrats et du constat technique.
Déclaration à l’assureur
Les couvertures existantes pour préjudice de confiance ou cyber prévoient régulièrement des délais de déclaration courts et des obligations de l’assuré. Nous déclarons le sinistre dans les délais et accompagnons la correspondance ; l’assureur décide de l’indemnisation.
Sécurisation du processus de paiement
Pour l’avenir, un ajustement des règles d’approbation peut être pertinent – par exemple une vérification téléphonique de tout changement de compte via un numéro déjà enregistré, le principe des quatre yeux à partir d’un seuil, et un fichier maître verrouillé. Nous rédigeons les consignes correspondantes sur demande.
Perspectives
Comment apprécier les perspectives
Si le montant peut être récupéré dépend uniquement de l’endroit où il se trouve et de qui le détient. Si le paiement erroné est constaté en quelques heures, il arrive qu’une partie soit encore sur le compte destinataire. Après la redistribution habituelle via plusieurs comptes et États, les possibilités diminuent nettement. Une promesse quant au résultat n’est possible dans aucun cas, et le moment de la découverte est le seul facteur que vous pouvez influencer.
Le second niveau reste ouvert plus longtemps. La discussion avec le fournisseur sur l’effet libératoire, d’éventuelles créances contre des prestataires et la question de la couverture d’assurance suivent leurs propres règles et leurs propres délais. Ici il existe des interlocuteurs saisissables, ce qui distingue la situation de départ de la seule récupération – un résultat déterminé n’en découle toutefois pas non plus.
Nous vous indiquons dès le début lequel des deux niveaux offre encore des perspectives dans le cas concret et où l’effort n’est plus proportionné. La présentation d’ensemble sur la conservation des preuves et le suivi des paiements se trouve dans le domaine Fraude & Scam.
Questions fréquentes
Questions fréquentes sur les factures manipulées
Les réponses décrivent le cadre. Ce qui s’applique dans votre cas dépend du rapport contractuel, du déroulement du changement de compte et du constat technique.
Spécialités connexes
Des schémas qui se recoupent
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Pour en savoir plus
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